Bauskas novada pašvaldība turpina darbu pie pārmaiņu projekta, kura mērķis ir padarīt pašvaldības darbu saprotamāku, efektīvāku un maksimāli vērstu uz iedzīvotāju vajadzībām.
Šis projekts nav stāsts tikai par jaunu pašvaldības struktūras shēmu vai amatu nosaukumiem. Tā mērķis ir sakārtot vietvaras darbu kopumā: skaidrāk noteikt vadītāju atbildību, mazināt pienākumu pārklāšanos, novērst funkciju sadrumstalotību un uzlabot sadarbību pašvaldības iestāžu, administrācijas un apvienību pārvalžu starpā.
Pārmaiņas tiek īstenotas trīs savstarpēji saistītos etapos. Šāda pieeja izvēlēta, lai vispirms izprast problēmas un to patiesos iemeslus, pamatotu to ar konkrētiem datiem un tad izstrādāt labāko iespējamo risinājumu.
Pirmais posms – saprast, kas traucē strādāt labāk
Pirmais jeb priekšizpētes posms norisinājās 2025. gada rudenī. Tā laikā kļuva skaidrs, ka atsevišķus procesus nav iespējams pilnvērtīgi uzlabot, kamēr nav sakārtota pašvaldības izpildvaras organizatoriskā struktūra. Ja pienākumi ir sadrumstaloti, atbildības robežas nav pietiekami skaidras vai līdzīgi uzdevumi tiek veikti vairākās vietās, arī ikdienas darbu uzlabot ir teju neiespējami. Vienlaikus priekšizpēte izgaismoja arī jautājumus par darba izpildes kvalitāti, kas ne vienmēr ir pietiekama un ka netrūkst gadījumu, kad darbinieku veikums nav apmierinošs, bet tas paliek bez sekām.
Pirmajā posmā tika noteikts pārmaiņu procesa kopējais mērķis: veidot mūsdienīgu, efektīvu un skaidru pašvaldības pārvaldību un tādu darba vidi, kurā darbiniekiem ir skaidrs, kas no viņiem tiek sagaidīts un ir iespējams kontrolēt viņu sniegumu.
Priekšizpētes rezultātā tika sagatavots turpmākais darba plāns. Tas paredzēja divus nākamos soļus: vispirms iegūt un analizēt nepieciešamo informāciju, bet pēc tam, balstoties uz iegūtajiem datiem, izstrādāt jaunu pašvaldības darba organizācijas modeli. Citiem vārdiem sakot, pirmais posms sniedza skaidru atbildi uz jautājumu, kā pārmaiņas īstenot secīgi un pamatoti.
Otrais posms – uzklausīt, apkopot un analizēt
Otrais pārmaiņu posms, kas noslēdzās šā gada martā, bija veltīts pašvaldības faktiskās situācijas detalizētai izpētei.
Informācija tika iegūta intervijās, aptaujās un pašvaldības darba izvērtēšanā. Šajā procesā iesaistījās pašvaldības vadība, deputāti, iestāžu, apvienību pārvalžu un pašvaldības uzņēmumu vadītāji, kā arī uzņēmēju pārstāvji un iedzīvotāju konsultatīvās padomes.
Tika vērtēta pašvaldības esošā struktūra un funkcijas, meklētas procesu nepilnības un analizētas vietas, kur darbi pārklājas, ir pārāk sadrumstaloti vai atbildības nav pietiekami skaidri definētas.
Otrā posma ietvaros tika saņemts interviju un aptauju rezultātu analītisks apkopojums ar secinājumiem un priekšlikumiem. Paralēli tam tika izvērtētas arī izpilddirektora, izpilddirektora vietnieka un administrācijas vadītāja kompetences, sagatavojot kompetenču aprakstus un izvērtēšanas pieeju.
Otrajā etapā iegūtā informācija kļuva par faktisko pamatu jaunās organizatoriskās struktūras izstrādei. Vienlaikus tika secināts, ka ar struktūras maiņu vien nepietiks. Lai jaunais darba modelis būtu patiešām veiksmīgs, nepieciešams būtisks darbs arī pie vienotas personāla politikas – kā darbinieki tiek atlasīti, kā tiek pilnveidotas viņu zināšanas un prasmes, kādi ir darba novērtēšanas principi, kādām jābūt vadītāju kompetencēm un kopīgajai darba kultūrai.
Tas ir ārkārtīgi būtiski, jo jebkuru struktūru dzīvē īsteno cilvēki. Nav noslēpums, - pat ideāli izstrādāts modelis nedos gaidīto rezultātu, ja nebūs satura, ar ko to piepildīt: skaidru darba principu, kompetenču prasību un atbalsta darbiniekiem un vadītājiem.
Pēc četru mēnešu pārtraukuma darbs ir atsācies
Starp projekta otro un trešo posmu bija četru mēnešu pārtraukums. Vasaras izskaņā darbs ir atsācies Ārējā konsultanta, kompānijas "Alpha Auxilior", vadībā pie projekta strādā kodolkomanda, kuru veido pašvaldības politiskā un izpildvara, administrācijas vadība, audita jomas vadība un visu četru apvienību pārvalžu vadītāji.
Kodolkomanda reizi nedēļā tiekas darba sesijās. Tajās tiek vērtēts funkciju un pienākumu sadalījums, definētas sarežģījumi un grūtības, kas ir pašreizējā pašvaldības struktūrā un apspriesti iespējamie risinājumi, veidojot Bauskas novadam piemērotāko darba organizācijas modeli.
Kodolkomandas uzdevums ir kopīgi izstrādāt jauno organizatorisko struktūru, novērst funkciju sadrumstalotību un noteikt skaidrus vadītāju atbildības laukus, kā arī sagaidāmos darba rezultātus un sekas, ja uzstādītie mērķi netiek sasniegti.
Trešais posms - no secinājumiem līdz ieviešamam risinājumam
Trešajā pārmaiņu projekta posms ir būtiskākais - iepriekš iegūtie dati un secinājumi tiek pārvērsti konkrētā jaunā pašvaldības izpildvaras organizācijas modelī.
Jaunā struktūra patlaban topkopīgā darbā, izvērtējot dažādas iespējas un vērtējot to ieguvumus, riskus un praktisko īstenošanu.
Trešajā posmā paredzēts:
izstrādāt efektīvu pašvaldības izpildvaras struktūru;
mazināt funkciju pārklāšanos un sadrumstalotību;
skaidri noteikt pienākumus un vadītāju atbildību;
sagatavot pārmaiņu ieviešanas soļus, noteikt termiņus un atbildīgos;
izvērtēt iespējamos pārmaiņu riskus un paredzēt, kā tos mazināt;
sagatavot ieteikumus vadītāju kompetenču pilnveidošanai;
Ieviest skaidru Personāla vadības politiku, kas nodrošina skaidrākus un labāk kontrolētus izpildvaras darba rezultātu mērījumus.
Ko no pārmaiņām iegūs iedzīvotāji?
Pašvaldības iekšējā darba organizācija tieši ietekmē pakalpojumu kvalitāti. Piemēram, no tās ir atkarīgs, cik ātri cilvēks saņem atbildi uz savu jautājumu vai iesniegumu, vai ir saprotams, pie kā vērsties, lai risinātu kādu problēmu un, kas ir ļoti būtiski, vai ikdienas vajadzību risināšana “neiesprūst” starp vairākām iestādēm vai atbildīgajiem.
Labāk sakārtotam pašvaldības darbam ir jāpalīdz:
ātrāk risināt iedzīvotāju vajadzības;
mazināt situācijas, kad cilvēku sūtīta no viena speciālista pie cita un gaidītā rezultāta kā nav, tā nav;
uzlabot sadarbību administrācijas, iestāžu un apvienību pārvalžu starpā;
skaidri noteikt, kurš atbild par konkrētu jautājumu un rezultātu;
samazināt liekus vai atkārtotus iekšējos procesus;
lietderīgāk izmantot pašvaldības budžetu un darbinieku laiku;
Pārmaiņas netiek veiktas tikai tādēļ, lai vienkārši mainītu pašvaldības struktūru. To mērķis ir izveidot tādu darba kārtību, kurā mazāk laika un resursu tiek patērēts sarežģītiem iekšējiem procesiem, bet vairāk – iedzīvotāju vajadzību risināšanai un Bauskas novada attīstībai.
Projekta darbu paredzēts noslēgt līdz 2026.gada beigām, kam sekos reālo pārmaiņu ieviešanas periods.